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    RFID實(shí)體檔案信息化管理建設解決方案

    2022-12-27 11:43:14 廣州睿豐德信息科技有限公司 閱讀

    一、項目背景

    據國家檔案局統計數據,截止2008年,全國檔案庫房面積為285.6萬(wàn)平方米,而保存的檔案則有25284.5萬(wàn)卷;還有各類(lèi)聲像檔案、以磁盤(pán)光盤(pán)為載體的電子檔案、縮微膠片檔案等。而且每年各地檔案庫房還承擔著(zhù)大量的檔案進(jìn)館儲存任務(wù),絕大部分檔案庫房已接近飽和。因此如何更加高效的利用有限的檔案庫房資源,最大限度開(kāi)發(fā)已有檔案庫房的保管能力,節約檔案庫房建設資金,成為各級檔案部門(mén)迫切需要解決的問(wèn)題。另一方面,近些年隨著(zhù)檔案寄存中心在各地的興起,檔案高密度存儲直接關(guān)系到寄存中心的經(jīng)濟效益和社會(huì )效應。

    二、項目描述

      國家檔案館為市人民政府直屬事業(yè)單位,是集中永久保管市級黨政機關(guān)、團體和企事業(yè)單位檔案資料的基地和市級愛(ài)國主義教育基地,是政府公開(kāi)信息查閱場(chǎng)所和社會(huì )各方面利用檔案資料的中心。

      目前,經(jīng)過(guò)三年多的建設,擁有便捷自助借還系統和精確查找定位導航系統的國家圖書(shū)館暨國家數字圖書(shū)館正式開(kāi)館接待讀者。無(wú)線(xiàn)射頻技術(shù)在檔案系統的成功應用,必將使實(shí)物檔案的管理趨于簡(jiǎn)單化、自動(dòng)化、有序化、科學(xué)化將提高整個(gè)檔案智能化管理水平。

    三、項目建設目標

      將無(wú)線(xiàn)射頻技術(shù)應用到高密度智能化檔案管理領(lǐng)域中,充分利用自動(dòng)化庫房的優(yōu)勢和無(wú)線(xiàn)射頻技術(shù)諸多優(yōu)點(diǎn),實(shí)現庫房信息管理自動(dòng)化和檔案入出庫作業(yè)的自動(dòng)化,為提高檔案的流通效率發(fā)揮重要的作用。國內外各個(gè)行業(yè)采用自動(dòng)化倉庫的情況己經(jīng)充分證明,使用自動(dòng)化立體倉庫能夠產(chǎn)生巨大的社會(huì )效益和經(jīng)濟效益。

      實(shí)現檔案資料智能管理信息化。按照檔案資料日常的存儲、查詢(xún)、借閱、歸還、防盜等具體業(yè)務(wù),對檔案流通進(jìn)行動(dòng)態(tài)的管理,系統通過(guò)RFID作為信息載體,對每個(gè)檔案流通的每個(gè)環(huán)節進(jìn)行數據采集和監控,實(shí)現檔案業(yè)務(wù)辦理的自動(dòng)化,從而取代傳統的紙質(zhì)工作流程。提高檔案管理整體的業(yè)務(wù)管理能力、減少差錯率,實(shí)現數據共享、提高對檔案管理的效率、簡(jiǎn)化了管理流程、降低了人員的勞動(dòng)強度,為檔案管理提供了更為便捷、更為有效的管理模式,提高服務(wù)水平,提升管理的綜合實(shí)力。

      目前將無(wú)線(xiàn)射頻技術(shù)應用到高密度智能化檔案庫在檔案系統運用較少,積累的經(jīng)驗不多,無(wú)線(xiàn)射頻技術(shù)結合高密度智能化檔案庫可在理論和實(shí)踐中為檔案的高密度智能儲存做有益的探索,無(wú)論是從理論上,還是在實(shí)踐中,都是一個(gè)飛躍。

    四、 RFID技術(shù)在檔案管理的應用

    1. 非接觸方式進(jìn)行數據采集

      RFID技術(shù)極大地增強了管理者對庫區存儲物品的信息收集、交換與跟蹤能力。管理者無(wú)需打開(kāi)檔案盒,只需將粘有RFID標簽的檔案盒在閱讀器前經(jīng)過(guò),就可以讀取芯片中存儲的數據。不怕油漬、灰塵污染等惡劣環(huán)境,能在惡劣環(huán)境下工作。不像條碼、磁卡等介質(zhì),如果表面不整潔就無(wú)法準確試讀。

    2.標簽信息容量大,使用壽命長(cháng)

      和傳統的條形碼、磁卡等數據存儲介質(zhì)相比,RFID標簽可存儲的數據量大大增加,1K甚至8K的容量,可以存儲更多的信息,對于檔案管理應用,完全可以將檔案的基本信息和借閱記錄寫(xiě)入芯片中進(jìn)行存儲。

    3. 安全性高

      標簽的數據存取具有密碼保護,識別碼獨一無(wú)二,無(wú)法仿造,這種高度安全性的保護措施使得標簽上的數據不易被偽造和篡改。

    4.抗污染性能強和耐久性

      傳統條形碼的載體是紙張,因此容易受到污染,但RFID對水、油和化學(xué)藥品等物質(zhì)具有很強抵抗性。此外,由于條形碼是附于塑料袋或外包裝紙箱上,所以特別容易受到折損;RFID標簽是將數據存在芯片中,因此可以免受污損。

    5. 體積小型化、形狀多樣化

      RFID在讀取上并不受尺寸大小與形狀限制,不需為了讀取精確度而配合紙張的固定尺寸和印刷品質(zhì)。此外RFID標簽更可往小型化與多樣形態(tài)發(fā)展,以應用于不同檔案。

    6. 穿透性強和無(wú)屏障閱讀

      在被覆蓋的情況下,RFID能夠穿透紙張、木材和塑料等非金屬或非透明的材質(zhì),并能夠進(jìn)行穿透性通信。而條形碼掃描機必須在近距離而且沒(méi)有物體阻擋的情況下,才可以辨讀條形碼。

    7. 防盜

      標簽可以配合門(mén)型通道天線(xiàn),有效實(shí)現防盜功能,很好地防止檔案丟失,實(shí)現非法取走報警功能。

    8.可適應消毒、防蟲(chóng)等環(huán)節

      RFID標簽可適應檔案管理常規的消毒、高低溫殺蟲(chóng)等環(huán)境,不會(huì )導致標簽內儲存的數據丟失。

    五、RFID檔案管理系統

    1. 系統整體架構規劃

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      本系統是采用模塊化組件式進(jìn)行設計,采用三層結構系統??梢愿鶕?shí)際需要進(jìn)行搭配使用。三層結構分別為:數據提供層:數據提供層主要由兩個(gè)子系統組成,檔案庫子系統和查詢(xún)大廳子系統。業(yè)務(wù)邏輯層:業(yè)務(wù)邏輯層包括數據庫服務(wù)器系統和業(yè)務(wù)邏輯服務(wù)器兩個(gè)部分。用于數據的存取和業(yè)務(wù)邏輯的處理。外部接口層:該層由WEB應用服務(wù)器、中間件服務(wù)器以及目錄服務(wù)器組成。每個(gè)服務(wù)器都可以根據需要進(jìn)行部署,服務(wù)器彼此獨立。本層提供外部應用訪(fǎng)問(wèn)的接口和外部系統對接的接口。實(shí)現更多的應用支持和系統間對接的支持。

    2. 系統網(wǎng)絡(luò )圖規劃

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    ⑴ 檔案庫系統架構規劃

      檔案庫子系統在整個(gè)系統中承擔數據提供者和操作信息分發(fā)執行者的角色。檔案庫子系統采用模塊化進(jìn)行設計,可以根據用戶(hù)的需要進(jìn)行配置。倉庫終端系統主要由庫房的管理終端、移動(dòng)終端、RFID標簽、RFID讀寫(xiě)器和通信網(wǎng)絡(luò )組成,提供RFID數據采集、操作指示、倉庫管理等功能。其系統架構如下圖所示:


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    ⑵ 庫房管理終端

      庫房管理終端是檔案庫子系統的核心。與業(yè)務(wù)邏輯服務(wù)器進(jìn)行通信,接收業(yè)務(wù)邏輯服務(wù)器下發(fā)的的操作指令和數據,并把操作指令和數據分解下發(fā)到移動(dòng)終端,接收移動(dòng)終端的反饋信息并告知業(yè)務(wù)邏輯服務(wù)器。實(shí)現下屬模塊的控制,配合業(yè)務(wù)邏輯服務(wù)器實(shí)現系統之間的聯(lián)動(dòng)。

    ⑶ 移動(dòng)終端

      移動(dòng)終端通過(guò)無(wú)線(xiàn)網(wǎng)絡(luò )連接到庫房管理終端,接收管理終端下發(fā)的操作信息,并確認和反饋操作結果到管理終端;在需要生成新的RFID標簽時(shí),移動(dòng)終端可以根據系統中提供的信息生成新的RFID標簽。

    ⑷ RFID讀寫(xiě)設備

      該讀寫(xiě)設備主要是指安裝在庫房進(jìn)出通道兩側,用于掃描識別進(jìn)出庫房物品的RFID標簽數據信息的設備。RFID讀寫(xiě)器完成檔案數據進(jìn)出倉庫的數據的讀取采集,并把采集到的數據傳送到管理終端。

    ⑸ 視頻監控系統

      視頻監控系統以視頻的方式記錄倉庫區域的各種活動(dòng)。在本系統中支持與視頻監控系統對接,控制視頻監控系統實(shí)時(shí)記錄檔案、人員進(jìn)出倉庫,存放、盤(pán)點(diǎn)、查閱等操作過(guò)程。


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    ⑹ 門(mén)禁系統

      門(mén)禁系統用于倉庫人員進(jìn)出的管理以及貴重品庫房的訪(fǎng)問(wèn)管理。在倉庫的進(jìn)出門(mén)內外分別安裝進(jìn)入讀卡器和退出讀卡器,實(shí)現雙向刷卡鑒權和人員信息登記。對于機密庫房可以采用多卡模式或者N+1訪(fǎng)問(wèn)模式,提供更高等級的訪(fǎng)問(wèn)控制。檔案庫大門(mén)安裝兩對RFID固定式讀寫(xiě)設備、兩對紅外對射設備。為了檔案庫的美觀(guān)性,設備采用嵌入門(mén)框方式進(jìn)行安裝。安裝示意圖如下:

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    ⑺ 環(huán)境監控系統

    本方案中集成環(huán)境監控功能,可以實(shí)時(shí)監控倉庫的溫度、濕度、震動(dòng)等信息,并根據設定門(mén)限進(jìn)行告警提示,有效改善庫房的環(huán)境。

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     周邊防護系統

      為了提高庫房的安全性,防止未授權人員非法進(jìn)出庫房,在庫房進(jìn)出口部署紅外對射等周邊防護設施。當有非法進(jìn)出時(shí),可以聯(lián)動(dòng)視頻監控系統進(jìn)行監控,并產(chǎn)生報警。

    ⑼ 查詢(xún)大廳子系統

      由查詢(xún)工作站、自助查詢(xún)終端、LED顯示屏組成,部署于檔案查詢(xún)大廳,用于檔案管理人員和查詢(xún)人員的交互工作。查詢(xún)工作站用于檔案信息的查詢(xún)檢索;自助查詢(xún)終端提供自助查詢(xún)功能和排隊機的功能;LED顯示屏顯示系統提示信息和各檔案的檢索操作進(jìn)度等信息。

    ⑽ LED顯示屏

      在庫房外配置LED顯示屏,用于顯示所對應庫房的環(huán)境情況、存儲情況、訪(fǎng)問(wèn)信息等數據,有助于加強庫房的管理。

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    ⑾ 短信系統

      非法帶出提醒:對非法帶出檔案時(shí)系統自動(dòng)發(fā)送短信提醒工作人員及相關(guān)領(lǐng)導,工作人員可高效的攔截。

      借閱、借調預期提醒:對借閱,借調要到期未歸還檔案的系統自動(dòng)發(fā)送短信提醒借閱、借調人員及檔案工作人員。(預期時(shí)間為可配置如離到期前一天,前兩天等)

      借閱、借調到期提醒:對借閱,借調到期未歸還檔案的系統自動(dòng)發(fā)送短信提醒借閱、借調人員及檔案工作人員和相關(guān)領(lǐng)導。

    六、系統工作流程

    1. 檔案入館

    ⑴ 接收整理處工作人員接收檔案后,將檔案信息錄入系統,錄入的數據包括:檔案類(lèi)別、檔案名稱(chēng)、檔案編號、檔案密級、入庫時(shí)間、保存期限、檔案內容摘要等。通過(guò)RFID電子標簽打印機打印出一張電子標簽,同時(shí)將檔案信息寫(xiě)入電子標簽芯片中。電子標簽粘貼至檔案盒表面,標簽外表印有檔案名稱(chēng)、編號、類(lèi)別、密級等基本信息。

    ⑵ 粘貼好電子標簽的檔案送至保管處進(jìn)行存放。存放前,保管處工作人員通過(guò)RFID讀卡器對檔案電子標簽進(jìn)行掃描,登記入庫時(shí)間并設置具體的存放位置,從而在系統中建立檔案的入庫記錄。


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    2 .檔案借閱

    ⑴ 借閱申請

      在利用大廳安裝自助檔案信息查詢(xún)機,借閱人可以查詢(xún)出所需借閱檔案的信息,并通過(guò)查詢(xún)機打印出借閱小票,小票上打印所需借閱檔案信息(名稱(chēng)和編碼),同時(shí),小票上也印有業(yè)務(wù)辦理的順序號,即查詢(xún)機也具有業(yè)務(wù)辦理自動(dòng)排號的功能。

    ⑵ 借閱登記

      借閱人出示相關(guān)證件和借閱小票,利用大廳操作員登記所需借閱的檔案和借閱人的信息,確定后提交借閱申請記錄;對于某些必須要領(lǐng)導審批的檔案,檔案館領(lǐng)導可以通過(guò)軟件進(jìn)行在線(xiàn)審批,審批后借閱審計記錄生效。

    ⑶ 檔案查找

      每層樓保管處工作人員電腦上安裝檔案流通管理子系統,一旦有新的借閱申請,系統會(huì )自動(dòng)將記錄顯示在計算機屏幕上。顯示的信息包括:檔案名稱(chēng)、檔案編號、存放位置等,工作人員按照申請記錄進(jìn)行檔案查找。

      查找完成后,工作人員必須通過(guò)讀卡器對電子標簽進(jìn)行掃描,完成檔案出庫登記,系統中記錄檔案出庫時(shí)間、出庫檔案編號。

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    ⑷ 檔案借出

      保管處工作人員將檔案移交給利用大廳工作人員,檔案交給用戶(hù)前,必須在系統中進(jìn)行電子標簽掃描登記,記錄借出時(shí)間和檔案編號。

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    3 .檔案歸還

    ⑴ 用戶(hù)完成檔案查閱后歸還檔案,工作人員掃描檔案電子標簽,登記歸還時(shí)間和檔案編號,完成歸還登記。若用戶(hù)超過(guò)指定的查閱時(shí)間,系統會(huì )自動(dòng)提醒;

    ⑵ 保管處工作人員將檔案放回指定存放地點(diǎn)前,要進(jìn)行電子標簽掃描登記,登記入庫時(shí)間,完成登記后,檔案變成入庫狀態(tài)。

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    4. 檔案防盜

      所有館藏檔案均處于閱讀器的讀取范圍中。當檔案被取出時(shí),由出庫口的RFID閱讀器捕捉檔案信息,并與出庫指令信息進(jìn)行核對,如果檔案是未經(jīng)檔案管理信息系統發(fā)出出庫指令而異常離開(kāi)庫位,監控模塊會(huì )激活警報模塊發(fā)出異常情況警報,以防止檔案被毀、被盜等。

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    5. 檔案查詢(xún)管理

    ⑴ 自助終端查詢(xún)

      自助終端查詢(xún)主要提供給外來(lái)訪(fǎng)問(wèn)人員查詢(xún)。一般情況下,在檔案大廳安置有一定的供其他人員進(jìn)行檔案信息查詢(xún)的自助查詢(xún)設備,通過(guò)該查詢(xún)終端設備,訪(fǎng)問(wèn)人員可以根據自己的權限和需求查詢(xún)相應的檔案庫資料信息。

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    ⑵ 網(wǎng)絡(luò )化的系統查詢(xún)

      網(wǎng)絡(luò )化的系統查詢(xún)主要提提供給領(lǐng)導級別或管理者的查詢(xún)者。通過(guò)網(wǎng)絡(luò )化的系統查詢(xún),能夠對檔案所有業(yè)務(wù)數據進(jìn)行實(shí)時(shí)查詢(xún)和統計分析。包括:檔案數量、檔案利用率分析、借閱明細查詢(xún)等。為管理者提供管理的依據,并實(shí)現對基層工作情況的在線(xiàn)監控。

    6 .檔案銷(xiāo)毀提醒

      檔案的價(jià)值具有時(shí)間效應,對于失去存檔價(jià)值的檔案需要進(jìn)行銷(xiāo)毀處理,以減輕對檔案管理資源的占用。當檔案在入館時(shí),將保管期限寫(xiě)入RFID標簽并存儲于中心數據庫中。在保管過(guò)程中,當有檔案達到保管期限時(shí),軟件將自動(dòng)跳出檔案失效提示,由管理員做出銷(xiāo)毀或繼續保管處理。

    7. 檔案盤(pán)點(diǎn)管理

      采用RFID技術(shù)進(jìn)行檔案資料的盤(pán)點(diǎn),使得原來(lái)沉重繁瑣的檔案盤(pán)點(diǎn)工作變成一項簡(jiǎn)單快速的工作。檔案管理系統發(fā)出盤(pán)點(diǎn)指令,庫房管理終端發(fā)送盤(pán)點(diǎn)指令到移動(dòng)終端,庫房管理員根據移動(dòng)終端上的提示,讀取檔案格和存放的檔案的的標簽信息,完成一個(gè)檔案格的盤(pán)點(diǎn)操作,依次進(jìn)行直到完成所有檔案的盤(pán)點(diǎn)操作。

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    8 .檔案環(huán)境監測管理

      檔案管理的環(huán)境也是極其重要的,由于大多數珍貴富有價(jià)值的原件檔案資料均采用紙質(zhì)的介質(zhì)保存方式,在一定程度上不可避免的受到保存環(huán)境的影響,包括灰塵、光線(xiàn)、濕度、溫度等影響因素,其中環(huán)境溫度和濕度的影響較為突出。

      為了確保被保存的檔案資料能夠完整無(wú)損的保護好,采用室內環(huán)境監測控制系統實(shí)現檔案資料室的環(huán)境指標要求,即溫度和濕度監控系統。

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    七、 項目建設特點(diǎn)
    1. 先進(jìn)的RFID技術(shù)


      本系統采用當前最先進(jìn)的RFID技術(shù)進(jìn)行構建。RFID具有讀取方便快捷、高速識別、批量識別、穿透性強、數據容量大、使用壽命長(cháng)、安全性高等眾多優(yōu)點(diǎn),是物聯(lián)網(wǎng)行業(yè)的核心技術(shù),是未來(lái)的發(fā)展方向和趨勢。

    2. 組件式軟件系統

      軟件系統架構采用模塊化組件式結構進(jìn)行搭建,提高系統的可擴展性和可剪裁性??梢蕴峁└邚椥缘臉I(yè)務(wù)擴充需求和精簡(jiǎn)的業(yè)務(wù)需求。提高軟件系統的應用范圍,同時(shí)滿(mǎn)足大小客戶(hù)的不同應用需求。

    3. 系統級聯(lián)部署

      系統使用獨立的目錄服務(wù)器,根據該服務(wù)器的數據,可以把各自獨立的檔案系統進(jìn)行組合級聯(lián),形成一套國家級的檔案系統。實(shí)現整個(gè)系統內數據和檔案的一體化查詢(xún)。

    4 .高安全檔案管理

      本系統提供高安全的檔案管理。在系統中綜合運用高級門(mén)禁系統(多卡開(kāi)門(mén)模式、N+1卡模式等)、視頻監控聯(lián)動(dòng)、環(huán)境監控、紅外區域防護技術(shù)以及先進(jìn)的RFID技術(shù)實(shí)現對檔案的保存和存取的多重防護,確保檔案的存儲和進(jìn)出安全。對于更高安全級別的檔案可以設置機密庫房,實(shí)現更高的訪(fǎng)問(wèn)安全控制。

    5 .精準的定位檢索

      在先進(jìn)的RFID技術(shù)基礎上,配合先進(jìn)的軟件系統算法和硬件部署,可以支持對檔案的多種檢索,并實(shí)現快速精準的定位。從而實(shí)現高效的檔案檢索、存取,提高檔案的可管理性,提高工作效率。

    6 .高效的檔案存取

      在精確的檔案定位基礎上,基于RFID的技術(shù)優(yōu)勢(高識別速度、穿透性識別等),可以實(shí)現批量檔案的存取。在進(jìn)出檔案庫時(shí),實(shí)現堆垛掃描,極大的提高檔案的存取效率。

    7 .檔案生命周期管理

      很多檔案都具有一定的保存期限(如代管業(yè)務(wù)檔案),本系統支持對檔案的生命周期的管理,可以記錄檔案的保存起止時(shí)間并及時(shí)提醒到期的檔案,釋放檔案存儲空間。

    8. 一體化聯(lián)動(dòng)

      本系統支持門(mén)禁、視頻監控、環(huán)境監控、周邊防護、LED公告顯示、短信提醒等系統的一體化聯(lián)動(dòng),從而使得這些獨立的系統互相配合工作,實(shí)現最大化的功能應用。提供對整個(gè)檔案館安防、環(huán)境監控、信息公示、短信提醒等的一體化解決方案。

    9 .信息公示

      通過(guò)在檔案查閱大廳設置LED公告顯示屏,顯示檔案查詢(xún)者所查詢(xún)的檔案當前所處的狀態(tài)、檢索進(jìn)度等信息,方便檔案查詢(xún)者了解查詢(xún)情況,提高查詢(xún)者滿(mǎn)意度。通過(guò)在檔案庫設置小型LED顯示屏,顯示庫存、庫房訪(fǎng)問(wèn)者、環(huán)境等信息,提高檔案庫的可管理性。

    10. 短信提醒

      非法帶出提醒:對非法帶出檔案時(shí)系統自動(dòng)發(fā)送短信提醒工作人員及相關(guān)領(lǐng)導,工作人員可高效的攔截。

      借閱、借調預期提醒:對借閱,借調要到期未歸還檔案的系統自動(dòng)發(fā)送短信提醒借閱、借調人員及檔案工作人員。(預期時(shí)間為可配置如離到期前一天,前兩天等)

      借閱、借調到期提醒:對借閱,借調到期未歸還檔案的系統自動(dòng)發(fā)送短信提醒借閱、借調人員及檔案工作人員和相關(guān)領(lǐng)導。


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